Meuligoe Aceh.com - Kaizen adalah usaha untuk memperbaiki sistem kerja dengan menghilangkan hal yang buruk dan meningkatkan hal-hal yang sudah baik. Fokus utama kami adalah menerapkannya dalam pemberdayaan zakat di BMA. Untuk itu, amil BMA telah mengupayakannya dengan bekerja secara efisien, konsisten, serta profesional.
Efisiensi
Efisiensi dimulai dari pengadministrasian penyaluran zakat. Sebagai contoh adalah proses penyaluran bantuan insidentil. Beberapa waktu lalu, berjalan prosedur seperti ini: permohonan mustahik > verifikasi > penetapan mustahik (SK) > nota dinas (ND) untuk pencairan > kwitansi > transfer ke rekening mustahik.
Yang tidak efisien dari proses di atas adalah frekuensi tandatangan pimpinan, yaitu pada dokumen verifikasi, SK, dan ND. Ini didahului paraf dua pejabat di bawahnya. Proses itu tidak dilakukan sekali waktu, tapi bertahap. Usai verifikasi, pimpinan tanda tangan. Oleh staf, dibuatkan SK dan dibawa lagi ke pimpinan untuk ditandatangani. Usai SK beres, pimpinan menantangani ND yang isinya memerintahkan pejabat penata keuangan untuk mencairkan dana.
Tiga kali tanda tangan pada tiga waktu berbeda. Ini tidak efisien.
BMA kemudian melakukan efisiensi dengan menyatukan dokumen verifikasi, SK, dan ND pada satu halaman formulir saja. Di dalamnya terdapat profil pemohon, apa yang dimohonkan, rekomendasi kelayakan dari verifikator, usulan besaran bantuan, penetapan pemohon sebagai mustahik (yang berhak menerima zakat), dan perintah pembayaran. Alhasil, pimpinan hanya tandatangan sekali!
Efisiensi pada proses administrasi ini berpengaruh pada waktu kerja dan waktu tunggu yang lebih singkat bagi mustahik untuk mendapat keputusan (layak/tidak layak bantu) dan proses pencairannya.
Selain administrasi, verifikasi sering membutuhkan observasi langsung di lapangan. Dengan dana dan kendaraan dinas yang terbatas, lagi-lagi efisiensi diterapkan. Ini dapat berwujud pada jumlah hari perjalanan dinas, jumlah personel, dan bahkan pendelegasian verifikasi kepada mitra kerja di kabupaten/kota.
Selain itu, monitoring dan evaluasi (monev) digunakan juga untuk mencapai efisiensi. Tim monev kadang memberi rekomendasi berupa pencoretan kegiatan yang percuma/tak bermanfaat. Di lain pihak, jika kegiatan itu berdampak positif bagi dampak pemberdayaan zakat, tim merekomendasikan perluasan atau peningkatan dampaknya. Ini kemudian dibawa ke tahap perencanaan.
Konsistensi
Hal kedua yang kami perbaiki di BMA adalah konsistensi prosedur kerja. Biasanya patokannya ada pada Standar Operasional Prosedur (SOP). Ini bukan barang baru di dunia pemerintahan. Namun, konsistensi pelaksanaan tiap tahapannya adalah tantangan tersendiri. Setiap tahap terkait dengan waktu kerja, mulai dari harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, hingga satu tahun anggaran. Penanggung jawab pada masing-masing tahapan menentukan konsistensi penerapan SOP. Jika permohonan bantuan selesai dicek di satu tahap, maka tahap berikutnya berpindah ke penanggung jawab lebih tinggi, begitu seterusnya hingga ke pimpinan.
Ambil contoh permohonan bantuan bagi warga miskin yang salah-satu anggota keluarganya sedang rawat inap di Rumah Sakit Zainoel Abidin. Permohonan ini biasanya diajukan oleh keluarga pasien langsung ke loket (counter) BMA. Amil akan mendata, mengidentifikasi, dan meminta syarat-syarat yang diperlukan. Ini tahap pertama.
Pada tahap kedua, berkas akan diperiksa oleh petugas verifikasi. Lalu, pada tahap ketiga oleh kepala subbagian, kemudian kepala bagian, dan tahap akhir oleh kepala sekretariat. Jika lancar, prosesnya satu hari selesai, artinya hari itu juga keluarga pasien bisa mendapat bantuan zakat untuk biaya selama di Banda Aceh.
Namun, jika pekerjaan menumpuk pada salah-satu tahap, maka penyaluran bantuan akan memakan waktu lebih lama. Ini bisa terjadi karena syarat yang diberikan pemohon kurang lengkap sehingga petugas counter menunggu dulu. Bisa juga karena petugas itu sedang menangani permohonan lain yang datang bersamaan. Yang lebih berat adalah jika pejabat melakukan verifikasi lapangan atau monev. Proses bisa tertunda.
Yang kami lakukan untuk menghindari penumpukan pekerjaan adalah menyelesaikannya segera. Verfikasi lapangan dan monev diatur sedemikian sehingga pejabat yang ada pada tahapan-tahapan itu bepergian pada jangka waktu bersamaan. Itu pun selektif dan direncanakan jauh-jauh hari agar semua permohonan sebelumnya selesai diproses. Di saat permohonan ramai (peak time) seperti di bulan puasa atau menjelang hari raya, kami stand-by di kantor.
Profesionalitas
Hal lain yang berjalan di BMA dalam meningkat kinerja adalah memaksimalkan sumberdaya manusianya, tapi menghindari beban tanggung jawab pada satu dua orang saja. Pekerjaan pun disesuaikan dengan kapasitas staf dengan pendampingan oleh yang lebih berpengalaman. Tidak boleh terjadi overburden atau beban kerja yang berlebihan karena akan memperburuk kualitas layanan zakat.
Contoh yang paling aktual adalah pelaksanaan penyaluran bantuan dana untuk pembelian alat kerja tahun 2021. Penerapan profesionalitas dalam pekerjaan ini adalah sebagai berikut.
Pertama, pendaftaran online. Ini tidak saja memudahkan masyarakat, tapi juga meringankan kerja satpam di kantor. Bayangkan jika ratusan saja orang berdesakan di Sekretariat BMA saat pandemi ini, maka kami tidak saja kewalahan melayani pendaftaran yang berjubel, tapi bakal sibuk nantinya jika ada yang terpapar korona. Ini berpengaruh juga pada efisiensi waktu (dalam lima hari 9000-an pendaftar; jam kantor normal), berkas (cukup isi Google Form; paperless; tidak tercecer), dan tidak perlu dana khusus untuk operasionalnya.
Kedua, penetapan tim kecil. Seleksi administratif pendaftaran alat kerja diserahkan pada tim pelaksana zakat produktif yang telah ditetapkan awal tahun. Tim ini bekerja setahun untuk menangani beberapa program zakat, yaitu alat kerja, sanitasi, dan zakat untuk kesejahteraan keluarga (zakat for family development). Artinya, beban kerja seleksi awal diserahkan kepada tim yang memang secara profesional dipersiapkan untuk itu.
Ketiga, pelibatan lebih banyak staf untuk verifikasi lapangan. Seleksi administrasi menghasilkan 3000-an calon penerima bantuan pembelian alat kerja yang layak disurvey/verfikasi lapangan. Ini tidak dibebankan pada tim kecil tadi, tapi dibagi pada dua puluhan tim baru. Tim ini terdiri dari dua orang: satu sudah berpengalaman, satu lagi baru (ya, mendidik staf baru adalah salah-satu cara mengurangi beban kerja, mencapai hasil tepat waktu, dan efisiensi di masa mendatang). Jumlah calon yang dikunjungi dibagi rata pertim untuk delapan hari kerja.
Koordinasi
Upaya perbaikan pengelolaan pemberdayaan zakat dengan efisiensi, konsistensi, dan profesionalitas tidak akan berhasil jika tanpa koordinasi. Ini merupakan salah-satu fungsi dalam manajemen. Koordinasi mensyaratkan tiga hal: satu arah, selaras, dan harmonis.
Setiap bagian di BMA bergerak ke arah yang sama dalam mengadministrasikan, mengumpulkan dan memberdayakan zakat, infak, dan wakaf. Untuk itu, semua bagian wajib bergerak selaras, yaitu dalam keadaan mengetahui apa yang dilakukan bagian lain. Inilah mengapa relasi yang harmonis antarbagian harus dijaga. Bagian yang satu adalah mitra sukses bagi bagian yang lain.
Untuk memulai verfikasi bantuan alat kerja, misalnya, tim alat kerja memberitahukan bagian lain bahwa akan ada jadwal turun ke lapangan. Untuk itu, dibutuhkan tambahan staf dari bagian-bagian itu. Tim juga menghubungi tata usaha untuk menyiapkan administrasi yang diperlukan untuk itu. Pada saat bersamaan, tim alat kerja juga menyampaikan bahan publikasi ke tim media agar informasi tentang kegiatan ini diberitakan di web, medsos, dan media massa lain. Singkatnya, koordinasi antar bagian menjadikan verifikasi alat kerja dapat dilaksanakan sesuai jadwal.
Ikhtiar BMA untuk mengelola zakat dengan baik seperti dijelaskan di atas perlu perbaikan terus-menerus. Besok mungkin kami sudah menemukan kelemahan pada satu hal, dan bersegera membenahinya di kesempatan berikutnya. Tak mungkin sempurna, tapi pesan Nabi: besok harus lebih baik! [*]
PenulisOleh : Kabag Pemberdayaan BMA
